Plan de Negocios para Organización Eventos

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En este artículo le presentaremos un ejemplo de plan de negocios para organización de eventos. Es importante escribir una plan de negocios antes de comenzar con la venta  de productos o servicios.

organizacion de eventos

Aunque no es una actividad exenta de inconvenientes, la rápida evolución del sector y la creciente demanda de este tipo de servicios han hecho que la organización de eventos se convierta en una excelente oportunidad de negocio para aquellos emprendedores que hayan tenido alguna relación con el mismo. No por ser un negocio que ofrece servicios, no es necesario hacer un plan de negocios, al contrario, se tiene que estar bien organizado.

Este negocio puede ser muy rentable a muy corto plazo, si tiene una buena cartera de clientes y un gran conocimiento del sector que le permita responder a todas las demandas y adelantarte a los problemas. En definitiva, si demuestra su profesionalidad en cada trabajo.

La principal desventaja del sector es que no puede entrar si no lo conoce previamente. Primero, porque la competencia es muy fuerte y para hacerle un hueco, la experiencia es la mejor carta de presentación. Y segundo, porque es un negocio que funciona básicamente a través de contactos.

El problema es más grave si sólo se dedica a actos para empresas, porque éste es un mercado más consolidado, con muchas empresas especializadas, y en el que las antiguas agencias de imagen, comunicación y publicidad están diversificando para ofrecer un servicio integral a sus clientes. Por el contrario, las personas físicas ofrecen todavía muchas posibilidades pues representan un mercado poco desarrollado en México.

La principal desventaja del negocio se deriva del intrusismo que lo acompaña. Es un sector rentable, no requiere mucha infraestructura y parece fácil de hacer. Otro problema es que es un negocio muy esclavo, sin horarios. Puede estar varios meses sin hacer apenas algo más que labor comercial y de repente llegar una racha de trabajo de quince horas diarias de lunes a domingo.

A continuación puede descargar un ejemplo de plan de negocios para organización de eventos:

Descargar ejemplo plan de negocios  para organización de Eventos

 

Dinero en el bolsillo

Es un negocio que precisa una fuerte inversión en la búsqueda de nuevos clientes y proveedores, en el mantenimiento de los que tienes, en la organización de los actos, etc. Además es importante que los clientes perciban que su empresa es solvente y que se puedan fiar de sus posibilidades financieras para afrontar la organización de un evento antes de que ellos le paguen.

Para montar una empresa de este tipo no basta con los 30 000 pesos necesarios para crear una sociedad limitada. Necesita disponer, al menos y como ejemplo, de 90 000 pesos para alquilar un palacio donde realizar una convención y otros tantos para pagar a los proveedores y poder ir organizando el siguiente acto.

No hay que olvidar que generalmente a los proveedores se les paga por adelantado, mientras que los clientes siempre pagan después del evento. Además los proveedores no suelen ser habituales porque cada acto tiene unas características y necesidades distintas, por lo que no se fían y, dependiendo del grado de confianza que mantenga, pueden exigir el pago al contado con una antelación de 30, 60 o 90 días.

Pocos profesionales

Una empresa de organización de eventos no requiere contar con mucho personal. Basta con disponer de secretaria, contable y una o dos personas que te ayuden en la labor comercial. El resto de servicios los va a subcontratar, por lo que cuantos menos gastos de personal tengas, menos lastrará sus resultados.

La empresa ideal que se inicia en este mercado sería la constituida por una única persona que hiciese de presidente y director comercial con la capacidad y los contactos para contratar a los mejores profesionales para cada evento. Debe tener formación en turismo, relaciones públicas, comunicación interpersonal, etc. También han de dominar varios idiomas.

Ubicación y decoración

Antes de montar su empresa, indague si en el área de influencia del futuro negocio hay suficientes empresas interesadas en contratar sus servicios, así como infraestructuras para prestarlos (salas de conferencias, hoteles, restaurantes…). Lo ideal es establecerse en ciudades medianas donde aún hay hueco en el mercado (Puebla, DF, Tlaxcala, Veracruz…) y prestar servicios a clientes de los alrededores.

Para ubicar su oficina no hace falta un local muy grande, pero sí situado en una zona que venda por sí sola al aparecer en su tarjeta de visita. La decoración importa en la medida en que sirve para mejorar su imagen. No olvides que su oficina, su vestuario, etc., dan a sus cliente un referente de los eventos que organiza.

Respecto a la inversión publicitaria, ésta no va a ser muy elevada porque la fórmula más rentable para una empresa de organización de eventos es la labor comercial y, sobre todo, el boca-oído.

Es un negocio en el que cuentan mucho los contactos y por eso la publicidad en grandes medios masivos no es efectiva. En todo caso, puede insertar anuncios en medios muy especializados y servirte de formas de publicidad que lleguen más directamente a su público objetivo.

Si desea conocer más sobre planes de negocios, lea nuestro artículo Ejemplo de plan de negocios para finca.

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