Plan de Negocios para Organización de Eventos

Si siempre has sido la que organiza las reuniones en la oficina o de los amigos y estás pensando en usar tus habilidades para comenzar un negocio, aquí te dejamos el plan de negocios que necesitas para adentrarte en la organización de eventos.

Aunque no es una actividad exenta de inconvenientes, la rápida evolución del sector y la creciente demanda de este tipo de servicios han hecho que la organización de eventos se convierta en una excelente oportunidad de negocio para aquellos emprendedores que hayan tenido alguna relación con el mismo.



A pesar de lo que mucha gente piensa, que por ser un negocio de servicios no es necesario hacer un plan de negocios, es fundamental contar con uno, pues si se quiere entrar en este negocio, también tú debes ser organizada.

Un Negocio Rentable

Este es un negocio puede ser muy rentable a corto plazo, si tienes una buena cartera de clientes y un gran conocimiento del sector que te permita responder a las demandas y adelantarte a los problemas.

En definitiva, si demuestras tu profesionalismo en cada trabajo, en poco tiempo comenzarás a ver los frutos de tu esfuerzo y lograrás consolidarte.

Sin embargo, la principal desventaja del sector es que no puedes entrar si no lo conoces previamente.

Primero, porque la competencia es muy fuerte y para encontrar tu lugar, la experiencia es la mejor carta de presentación. Y segundo, porque es un negocio que funciona básicamente a través de contactos.

El problema es más grave si sólo te dedicas a actos para empresas, porque éste es un mercado más consolidado, con muchas empresas especializadas, y en el que las antiguas agencias de imagen, comunicación y publicidad se están diversificando para ofrecer un servicio integral a sus clientes.

Por el contrario, las personas físicas ofrecen todavía muchas posibilidades, pues representan un mercado poco desarrollado en México. Es un sector rentable que no requiere mucha infraestructura y puede llegar a ser fácil de realizar. 

Otro problema es que es un negocio muy esclavista, sin horarios. Puedes estar varios meses sin hacer mas que labor comercial y de repente llega una racha de trabajo de quince horas diarias de lunes a domingo.

Dinero en la Bolsa

Es un negocio que precisa una fuerte inversión en la búsqueda de nuevos clientes y proveedores, en el mantenimiento de los que tienes, en la organización de los actos, etc.

Además, es importante que los clientes perciban que su empresa es solvente y que se puedan fiar de sus posibilidades financieras para afrontar la organización de un evento antes de que ellos te paguen.

Para montar una empresa de este tipo no basta con los 30 000 pesos necesarios para crear una sociedad limitada. Necesitas disponer, al menos y como ejemplo, de 90 000 pesos para alquilar un buen lugar en donde realizar una convención y otros tantos para pagar a los proveedores y poder ir organizando el siguiente acto.

No hay que olvidar que generalmente a los proveedores se les paga por adelantado, mientras que los clientes siempre pagan después del evento.

Además, los proveedores no suelen ser habituales porque cada acto tiene características y necesidades distintas, por lo que no se fían y, dependiendo del grado de confianza que mantenga, pueden exigir el pago al contado con una antelación de 30, 60 o 90 días.

Pocos Profesionales

Una empresa de organización de eventos no requiere contar con mucho personal; basta con disponer de secretaria, contable y una o dos personas que te ayuden en la labor comercial.

El resto de servicios los vas a subcontratar, por lo que, mientras menos personal tengas, menos afectarán estos gastos al desarrollo de tu negocio.

La empresa ideal que se inicia en este mercado sería la constituida por una única persona que hiciese de presidente y director comercial con la capacidad y los contactos para contratar a los mejores profesionales para cada evento.

Para cumplir con esta función, conviene que tengas formación en turismo, relaciones públicas, comunicación interpersonal, entre otras, también es preferible que domines varios idiomas.

Ubicación y Decoración

Antes de montar tu empresa, indaga si dentro del área de influencia de tu futuro negocio hay suficientes empresas interesadas en contratar tus servicios, así como infraestructuras en donde puedas realizar los eventos (salas de conferencias, hoteles, restaurantes, etc).

Para ubicar tu oficina, no hace falta un local muy grande, pero sí que esté situado en una zona que venda por sí sola al aparecer en su tarjeta de visita. La decoración importa en la medida en que sirve para mejorar su imagen.

No olvides que tu oficina, tu vestuario y la manera en la que te conduces dan a sus clientes un referente del tipo de evento que organizas, y les da expectativas respecto a tu trabajo.

Respecto a la inversión publicitaria, ésta no va a será tan elevada porque la fórmula más rentable para una empresa de organización de eventos es la labor comercial y, sobre todo, las recomendaciones.

Es un negocio en el que importan mucho los contactos y por eso la publicidad en grandes medios masivos no es muy efectiva.

En todo caso, puedes insertar anuncios en medios muy especializados y utilizar formas de publicidad que lleguen directamente a tu público objetivo. Asimismo, puedes aprovechar las herramientas que ofrece el internet y hacer tu propio marketing digital.

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